Teilnahmebedingungen und Datenschutzhinweise Gesundheitsforum 2019

Teilnahmebedingungen

für das 19. Bad Schwalbacher Gesundheitsforum am 18. und 19. Mai 2019

I. BESONDERE TEILNAHMEBEDINGUNGEN

1. Veranstaltungsort, Öffnungszeiten und Termine

Veranstaltungsort: Kurhaus und Alleesaal Bad Schwalbach

Veranstaltungstage: Samstag, 18.05.2019 und Sonntag, 19.05.2019

Öffnungszeit: Samstag, 18.05.2019 von 14:00 bis 17:00 Uhr,

Sonntag,  19.05.2019 von 10:00 bis 17:00 Uhr

2. Veranstalter

Stadt Bad Schwalbach, Staatsbad Bad Schwalbach, Landkreis Rheingau-Taunus/ Gesundheitsamt, Kneipp-Verein Bad Schwalbach e.V.

Organisation:

Stadt Bad Schwalbach, Büro des Bürgermeisters, Anna-Sophie Schindler, Adolfstr. 38, 65307 Bad  Schwalbach, Telefon: 06124-500 134, E-Mail: anna.schindler@bad-schwalbach.de

3. Vertragsgrundlagen

Vertragsgrundlagen für die Teilnahme am 18.05.2019 und 19.05.2019 sind die Allgemeinen und Besonderen Teilnahmebedingungen und weitere organisatorische (z.B. Ausstellerinformationen), technische und sonstige Bestimmungen, die dem Aussteller vor Veranstaltungsbeginn zugehen.

4. Vertragsabschluss

Die Bestellung einer Standfläche erfolgt durch Einsendung des ausgefüllten Vordrucks „Anmeldung“. Mit der Rechnung durch den Veranstalter kommt der Mietvertrag zwischen Aussteller und Veranstalter zustande. Der Standbetreiber ist zur Besetzung des Standes an beiden Veranstaltungstagen verpflichtet!

5. Standgestaltung

Der Veranstalter stellt jedem Aussteller einen 2-Meter-Stand mit Rückwänden und Beleuchtung (Strahler), Stromversorgung und Verkabelung nach Bedarf, Tisch und Stuhl sowie Abfallbehälter zur Verfügung. Der Auf- und Abbau der Stände erfolgt durch eine Messeservicefirma.

Mehrbedarf oder weitergehende Wünsche vermerkt der Aussteller im Anmeldeformular. (Die Messeservicefirma stellt Ausstellern bei Bedarf weitere Ausstattungsgegenstände (z.B. Tresen, Barhocker, zusätzliche Beleuchtung) gegen ein vergünstigtes Entgelt zur Verfügung.)

Gänge, Notausgänge, Notbeleuchtung, Feuermeldeeinrichtungen, Wandhydranten, Handfeuerlöscher und andere vergleichbare rettungstechnische Einrichtungen dürfen nicht verstellt oder verhängt werden. Sie müssen immer leicht zugänglich und gut sichtbar gehalten werden.

Die Verwendung von offenem Feuer und Licht oder besonders feuergefährlichen Stoffen ist grundsätzlich unzulässig.

Das Befüllen von Ballons mit brennbaren Gasen sowie das Mitbringen derartiger Ballons oder ihre Verwendung zu Dekorationszwecken ist untersagt.

Zur Dekoration dürfen nur schwer entflammbare Gegenstände (Nachweis der Brandschutzklasse B1) verwendet werden. Ausschmückungsgegenstände aus Papier dürfen nur außer Reichweite der Besucher angebracht werden. Dekorationsgegenstände müssen von Beleuchtungs- und Heizkörpern so weit entfernt sein, dass sie sich nicht entzünden können.

Ausschmückungen mittels Laub- oder Nadelholzzweigen, Bäumen und ähnlichen Dekorationsmitteln dürfen nur in frischem Zustand verwendet werden. Sie sind notfalls auch während einer Veranstaltung zu entfernen.

Verkleidungen und Behänge sind so anzubringen, dass sie unter keinen Umständen Feuer fangen  können. Frei im Raum hängende Ausschmückungsgegenstände dürfen einen Mindestabstand zum Boden von 2,60 m nicht unterschreiten.

Im Sinne eines vorteilhaften Gesamteindrucks werden die Aussteller gebeten, ihren Stand mit einem Blumenschmuck in Gelb  auszustatten.

6. Rauchverbot
Während des Gesundheitsforums ist das Rauchen auf dem gesamten Ausstellungsgelände, insbesondere in allen einbezogenen Räumlichkeiten untersagt.

7. Standgebühr

a) Eine Standgebühr wird von gewerblichen Ausstellern erhoben. Sie beträgt je 2-Meter-Stand einheitlich 167,00 Euro (zzgl. Mwst.).

Die Standgebühr für größere Stände und eigenen Stände wird individuell in Anlehnung an den Standardpreis und unter Berücksichtigung des Platzbedarfs festgesetzt. 

Ein gewerblicher Auftritt bei dem Gesundheitsforums liegt vor, wenn damit das Ziel der Gewinnerzielung zur Bestreitung des Lebensunterhaltes verbunden ist. Nicht erforderlich ist, dass der Gewinn unmittelbar durch einen Stand auf dem Gesundheitsforum realisiert wird oder dem Standbetreiber persönlich als Lebensunterhalt zufließt. Demgegenüber lässt sich allein aus einem konkret erzielten Gewinn die gewerbliche Nutzung nicht ableiten.

b) Die Standgebühr für nicht gewerbliche Aussteller übernimmt die Stadt Bad Schwalbach. Die nicht gewerblichen Aussteller beteiligen sich mit einem Pauschalbetrag in Höhe von 20 Euro an den Nebenkosten.

8. Zahlungsbedingungen

Die Rechnungen sind ohne Abzug zu zahlen. Sämtliche Zahlungen sind unter Angabe der Rechnungsnummer spesenfrei und in EURO zu entrichten. Ein Anspruch auf die zugeteilte Standfläche besteht erst nach vollständiger Bezahlung der Rechnungen.

9. Auf- und Abbau

Verbindliche Auf- und Abbauzeiten werden rechtzeitig mitgeteilt. Der Zutritt zu den Ausstellungsräumen während des Auf- und Abbaus ist nur befugten Personen gestattet.

10. Ausstelleransprüche, Schriftform, Erfüllungsort, Gerichtsstand

Alle Ansprüche des Ausstellers gegen den Veranstalter sind schriftlich geltend zu machen. Die Verjährungsfrist beginnt am Tag nach der Veranstaltung. Vereinbarungen, die von diesen Bedingungen abweichen, bedürfen der Schriftform. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Bad Schwalbach.

II. ALLGEMEINE TEILNAHMEBEDINGUNGEN

1. Veranstalter

Magistrat der Stadt Bad Schwalbach, Staatsbad Bad Schwalbach, Landkreis Rheingau-Taunus/ Gesundheitsamt, Kneipp-Verein Bad Schwalbach e.V.

2. Anmeldung und Zulassung

Die Anmeldung zur Teilnahme erfolgt ausschließlich durch termingerechten Eingang des ausgefüllten und rechtsverbindlich unterschriebenen Anmeldeformulars unter Anerkennung dieser Teilnahmebedingungen. Die Anmeldung ist verbindlich, unabhängig von der Zulassung.

Ein Konkurrenzausschluss wird nicht zugestanden. Vertragspartner sind die unter 1. genannten Veranstalter, die durch die Stadt Bad Schwalbach vertreten werden.

Mit der Anmeldung erklärt sich der Aussteller damit einverstanden, dass seine Angaben für die Zwecke der Veranstaltungsbearbeitung gespeichert, ausgewertet und im Zusammenhang hiermit ggf. auch an Dritte weitergegeben werden. Er erklärt sich damit einverstanden, dass Informationen über seine Beteiligung über die Presse und über elektronische Medien verbreitet werden.

Personenbezogene Daten werden vom Veranstalter im Einklang mit den Regelungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), der bundesrechtlichen Regelungen und in Übereinstimmung mit den Hessischen Datenschutzvorgaben  zur Abwicklung des Gesundheitsforums erhoben, verarbeitet und genutzt (siehe Beiblatt Datenschutzhinweise).

Über die Zulassung der angemeldeten Aussteller sowie der Ausstellungsgüter entscheidet der Veranstalter.  Ein Rechtsanspruch auf Zulassung besteht nicht. Die Zulassung gilt nur für die angemeldeten Informationsangebote. Der Veranstalter ist berechtigt, Anmeldungen ohne Begründung abzulehnen.

Nach Eingang der Anmeldung wird dem Anmelder eine Rechnung zugesandt, die auch als Zulassung zur Veranstaltung gilt.

3. Standflächenzuteilung

Sie wird vom Veranstalter unter Berücksichtigung der Gliederung der Veranstaltung sowie der zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten vorgenommen. In der Anmeldung geäußerte Platzierungswünsche werden nach Möglichkeit beachtet. Die zeitliche Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen ist für die Standflächenzuteilung nicht allein maßgebend. Falls erforderlich ist der Veranstalter berechtigt, Größe, Form und Länge der zugeteilten Standfläche zu verändern. Von der Notwendigkeit einer solchen Maßnahme macht der Veranstalter dem Aussteller unverzüglich Mitteilung, wobei er ihm nach Möglichkeit eine gleichwertige andere Standfläche zuteilt. Verändert sich die Standmiete, so erfolgt Erstattung oder Nachberechnung. Der Aussteller ist berechtigt, innerhalb einer Woche nach Erhalt der Mitteilung seine Anmeldung zurückzunehmen. Ein Tausch der zugeteilten Standfläche mit einem anderen Aussteller sowie eine teilweise oder vollständige Überlassung der Standfläche an Dritte ist nur mit Zustimmung des Veranstalters gestattet.

4. Gemeinschaftsaussteller und Mitaussteller

Wollen mehrere Aussteller gemeinsam eine Standfläche mieten, so haben sie in der Anmeldung einen von ihnen bevollmächtigten gemeinschaftlichen Ausstellungsvertreter zu benennen. Für die Erfüllung aller Ausstellerverpflichtungen durch den oder die Mitaussteller haftet der Hauptaussteller.

5. Standmiete, Pfandrecht

Die Höhe der Mietsätze und die Zahlungsweise sind in den Besonderen Teilnahmebedingungen festgelegt. Die Bezahlung der Standmietenrechnung zu den festgesetzten Terminen ist Voraussetzung für die Nutzung der zugeteilten Standfläche.

6. Rücktritt

Der Veranstalter ist  berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn bekannt geworden ist, dass der Aussteller gegen Menschenwürde und Menschenrechte verstößt und/oder Aktivitäten betreibt, die illegale oder anrüchige Anliegen zum Inhalt haben.

Der Aussteller kann unter Wahrung folgender Bedingungen vom Vertrag zurücktreten:

· innerhalb von 7 Kalendertagen ohne Angabe von Gründen ab Tag der Anmeldung.

· bis 60 Tage vor Veranstaltungsbeginn bei einer Rücktrittsgebühr von 50% des Rechnungsbetrages.

· nach Ablauf der 60 Tagefrist bei einer Rücktrittsgebühr von 100% des Rechnungsbetrages.

Der Rücktritt des Ausstellers wird erst mit Eingang der schriftlichen Erklärung beim Veranstalter wirksam. Hierfür ist der Tag des Eingangs bei der Stadt Bad Schwalbach maßgebend.

7. Abtretung / Aufrechnung / Zurückbehaltungsrecht

Die Abtretung der Forderungen gegen den Veranstalter, die Aufrechnung gegen den Beteiligungsbetrag sowie die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts ist ausgeschlossen.

8.  Standaufbau, Standabbau und Standgestaltung

Der Ausstellungsstand muss dem Gesamtplan der Veranstaltung angepasst sein. Der Veranstalter behält sich vor, den Aufbau unpassend oder unzureichend ausgestatteter Stände zu untersagen. Der Aufbau muss spätestens bis zum Aufbauendtermin abgeschlossen und der Stand von Verpackungsmaterial geräumt sein. Der Aussteller soll durch eine Standbeschriftung deutlich erkennbar sein (Name, Sitz).

Verankerungen im Hallenboden sind nicht zulässig. Schäden, die durch unsachgemäße Behandlung verursacht oder nicht unverzüglich nach Schadenseintritt gemeldet wurden, hat der Aussteller zu ersetzen.

Die Standfläche muss während der gesamten Dauer der Veranstaltung zu den festgesetzten Öffnungszeiten ordnungsgemäß ausgestattet und besetzt sein. Der Abtransport von Ausstellungsgütern und der Abbau von Ständen vor Schluss der Veranstaltung ist unzulässig.

9. Ausstellungsgüter
Ausstellungsgüter sind Produkte und Dienstleistungen rund um das Gesundheitsforumsthema. Ausstellungsgüter, die gegen Menschenwürde und Menschenrechte verstoßen und/oder illegale oder anrüchige Anliegen zum Inhalt haben, sind verboten. Deren Verwendung führt zum sofortigen Ausschluss von der Veranstaltung. Alle Ausstellungsgüter sind in der Anmeldung mit genauer Bezeichnung aufzuführen. Ausstellungsgüter, die feuergefährlich oder stark riechend sind oder deren Vorführung mit Lärm oder Musik verbunden sind, dürfen nur nach vorheriger Zustimmung der Veranstalter ausgestellt werden.

10. Direktverkauf

Der Direktverkauf ist gestattet. Die Verkaufsobjekte sind mit deutlich lesbaren Preisschildern zu versehen. Die Beschaffung und Einhaltung von gewerbe- und gesundheitspolizeilichen Genehmigungen sind Sache des Ausstellers.

11. Gewerblicher Rechtsschutz

Der Aussteller verpflichtet sich, die einschlägigen arbeits- und gewerberechtlichen Vorschriften, Umweltschutzvorschriften, Brandschutz- und Unfallverhütungsvorschriften und die Regelungen des Wettbewerbsrechtes zu beachten. Insbesondere die Sicherstellung der Urheberrechte oder sonstiger gewerblicher Schutzrechte an den Ausstellungsobjekten ist Sache des Ausstellers.

12. Versicherung und Haftpflicht

Die Versicherung der Ausstellungsgüter gegen alle Risiken des Transports und während der Veranstaltung insbesondere gegen Beschädigung, Diebstahl etc. ist Angelegenheit der Aussteller. Die Wände, Decken und Böden des Ausstellungsraumes dürfen nicht (z.B. durch Wasser, Nageln, Bohren oder Bekleben) beschädigt werden. Nach dem Abbau ist der ursprüngliche Zustand der Ausstellungsfläche wiederherzustellen. Schäden, die durch unsachgemäße Behandlung entstanden sind, hat der Aussteller zu ersetzen. Der Aussteller haftet für alle Schäden, die durch seine Ausstellungsbeteiligung gegenüber Dritten verursacht werden, einschließlich der Schäden, die an Gebäuden des Ausstellungsgeländes sowie am Ausstellungsgelände und dessen Einrichtung entstehen.

Der Veranstalter haftet in keinem Falle für Sachschäden. Der Aussteller ist grundsätzlich verpflichtet, selbst für einen ausreichenden Versicherungsschutz zu sorgen.

13. Reinigung

Der Veranstalter sorgt für die allgemeine Reinigung der Räume. Die Reinigung des Standes obliegt dem Aussteller. Die Ausstellungsfläche ist so zu verlassen, wie Sie vorgefunden wurde.

14. Bewachung

Die Standbewachung während der Öffnungszeit ist generell Sache des Ausstellers, auch während der Auf- und Abbauzeiten. Über Nacht sind wertintensive Sachen zu verschließen oder anderweitig sicher zu verwahren.

15. Foto- und Filmaufnahmen

Auf der Veranstaltung können Foto-, Video- und Tonaufnahmen von Standbetreibern, vom Ausstellungsgeschehen, von den Ausstellungsbauten und – ständen und den ausgestellten Gegenständen gemacht werden. Mit der Teilnahme erklärt sich der Standbetreiber mit der zeitlich unbefristeten und unentgeltlichen Verwendung der Aufnahmen im Rahmen der Berichterstattung und Dokumentation der Veranstaltung (Veröffentlichung im Bereich Print und/oder digital sowie in sozialen Medien) durch die Stadt Bad Schwalbach einverstanden. Die Erklärung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft schriftlich widerrufen werden. Sofern die Aufnahmen für Druckwerke (Broschüren, Flyer, Plakate usw.) verwendet wurden, besteht nach erfolgtem Widerruf der Einwilligungserklärung nur ein Anspruch darauf, dass die Fotos für die Zukunft nicht mehr verwendet werden.

16. Werbung

Werbung aller Art ist nur innerhalb des Ausstellungsstandes für das eigene Angebot des Ausstellers und nur für die von ihm angebotenen Ausstellungsgüter bzw. Informationen erlaubt, soweit diese angemeldet und zugelassen sind. Lautsprecherwerbung und Film- oder Videovorführungen bedürfen der schriftlichen Zustimmung der Veranstalter. Das Gleiche gilt für die Verwendung anderer Güter und Einrichtungen, durch die auf optische oder akustische Weise eine gesteigerte Werbewirkung erzielt werden soll, bzw. wenn die Vorführung Lärm erzeugend ist. Bereits erteilte Genehmigungen können im Interesse der Aufrechterhaltung eines geordneten Ausstellungsbetriebes eingeschränkt oder widerrufen werden. Werbung politischen Charakters ist grundsätzlich nicht zulässig.

17. Müllentsorgung

Grundsätzlich hat jeder Aussteller selbst für die Entsorgung seines Abfalls zu sorgen. Es können die von den Veranstaltern zentral bereit gestellten Möglichkeiten (Tonnen, Müllsäcke) genutzt werden.

18. Vorbehalt

Der Veranstalter ist berechtigt, die Veranstaltung zu verschieben, zu kürzen, zu verlängern oder abzusetzen sowie vorübergehend oder endgültig und in einzelnen Teilen oder insgesamt zu schließen, wenn unvorhergesehene Ereignisse, wie z. B. höhere Gewalt, eine solche Maßnahme erfordern. Der Aussteller hat im Falle der Verschiebung, Verkürzung, Verlängerung und Schließung keinen Anspruch auf Schadenersatz. Falls die Gelände- und Raumverhältnisse, polizeiliche Anordnungen oder andere schwierige Umstände es erfordern, kann der Veranstalter die vom Aussteller benutze Standfläche – auch während der Ausstellung – verlegen, in den Abmessungen verändern und/oder beschränken. Hieraus ergibt sich für den Aussteller nicht das Recht, vom Mietvertrag zurückzutreten.

19. Hausrecht

Der Aussteller unterwirft sich während der Veranstaltung auf dem gesamten Ausstellungsgelände dem Hausrecht des Veranstalters.

20. Schlussbestimmungen

Gerichtsstand und Erfüllungsort für Zahlungsverpflichtungen ist Bad Schwalbach.

Sollte eine der vorstehenden Bedingungen nichtig sein, so gelten die übrigen gleichwohl.

Datenschutzhinweise –19. Gesundheitsforum Bad Schwalbach 2019

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Stadt Bad Schwalbach                                              

Der Magistrat

Öffentlichkeitsarbeit, Marketing, Tourismus, Veranstaltungsmanagement

Adolfstraße 38

65307 Bad Schwalbach

Tel.: 06124/500-134

E-Mail: stadt@bad-schwalbach.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Stadt Bad Schwalbach

Herr Bernd Siesenop

Adolfstraße 38

65307 Bad Schwalbach

Tel.: 06124/500-170

E-Mail: bernd.siesenop@bad-schwalbach.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden zum Zweck der Durchführung des Bad Schwalbacher Gesundheitsforums verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist der Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) und b) EU-DSGVO:

a) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;

b) die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;

Für das Gesundheitsforum Bad Schwalbach können sich verschiedenen Aussteller, Referenten, Workshopanbieter, Anbieter von Outdoor-Aktivitäten u.ä. mittels eines vorgefertigten Anmeldeformulares anmelden. Die Daten werden zur Durchführung des Gesundheitsforums benutzt.

4. Art der personenbezogenen Daten sowie deren Verarbeitung

Wir verarbeiten die Daten, die uns von Ihnen übermittelt oder bei Ihnen angefragt wurden, wie z. B.

Vor- und Nachname, Adresse, Bankverbindung.

Ihre personenbezogenen Daten werden solange gespeichert, wie sie für die oben genannten Zwecke erforderlich sind bzw. wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen hierzu verpflichtet sind.

5. Ihre Datenschutzrechte

Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Widerspruch (Art. 15 -18, 21 EU-DSGVO).

Eine Einschränkung dieser Rechte ergibt sich aus der Datenschutz-Grundverordnung selbst sowie aus weiteren Bundes- und Landesgesetzen (z. B. Abgabenordnung, Bundesdatenschutzgesetz, Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz).

Des Weiteren steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. (Art. 77 EU-DSGVO)

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Gustav-Stresemann-Ring 1

65189 Wiesbaden

E-Mail: poststelle@datenschutz-hessen.de